Ръководство за употреба

Стъпка по стъпка от регистрацията до подаването на файла към НАП.

1. Регистрация и първи магазин

1. Натиснете „Започни безплатно“, въведете имейл и парола (поне 8 символа).
2. Потвърдете имейла си от писмото, което ще получите, и влезте.
3. Попълнете име на магазина, ЕИК и домейн, и изберете платформата. Натиснете „Създай“.

Пробният период е 14 дни. Остатъкът се вижда най-горе в таблото.

2. Данни за НАП

Преди да подадете файл, магазинът трябва да е деклариран в НАП. След декларирането получавате уникален номер на магазина.

1. Отворете раздел Настройки.
2. Попълнете ЕИК, домейн и № на магазина от НАП.
3. Натиснете „Запази“.

Без тези три полета файлът няма да е валиден и таблото ще ви го покаже като грешка.

3. Как влизат поръчките

Има три начина. Изберете един.

А) CSV файл (най-лесно)

1. Раздел Поръчки → „Свали примерен CSV“.
2. Попълнете го с поръчките си. Един ред е един артикул. Редовете с един и същ order_id са една поръчка.
3. „Импорт от CSV“ и изберете файла. Ще видите колко са импортирани.

Б) WooCommerce или Shopify (автоматично)

В таблото, раздел Настройки → „Свързване на магазина“, намирате готов адрес за вашата платформа с бутон „Копирай“ и стъпките за настройка. Накратко:

• WooCommerce: Настройки → Разширени → Webhooks → Добавяне. Тема: Order updated. Адрес: копираният от нас.
• Shopify: Settings → Notifications → Webhooks. Три webhook-а: Order creation, Order payment, Order update (JSON). Адрес: копираният от нас.

Чакащите, отказаните и тестовите поръчки се пропускат. Възстановените суми се записват сами.

В) Друга платформа или собствен магазин

Универсалният webhook (раздел „Друга платформа“) приема поръчка като JSON с метод POST: подходящ за PrestaShop, Magento, Wix, OpenCart и собствени магазини. Примерът е в таблото. Ключът е таен: не го слагайте в публичен код.

4. Електронни бележки

За всяка поръчка с имейл се създава бележка и клиентът я получава като PDF. Статусите са:

• pending — чака изпращане;
• sent — изпратена;
• no_email — поръчката е без имейл, бележка не се изпраща.

Ако поръчката няма имейл, помислете как клиентът ще получи документа по друг начин.

5. Възстановени суми

Раздел Възстановени суми → попълнете номер на поръчката, сума, дата и метод (IBAN, карта, в брой, друго). Те влизат във файла за месеца, в който са възстановени.

6. Месечният файл за НАП

Файлът за предходния месец се подава от 1-во до 15-о число.

1. Отворете Преглед и изберете месеца.
2. Прочетете Проверките преди подаване. Червените редове са грешки и трябва да се поправят. Жълтите са предупреждения, а сините са информация.
3. Натиснете „Свали одиторски XML“.
4. Подайте файла в портала на НАП.
5. Върнете се и натиснете „Отбележи като подаден“, за да се знае, че месецът е приключил.

7. Работа със счетоводител

Като собственик: раздел Счетоводител → въведете имейла му → „Добавете“. Можете да го премахнете по всяко време.

Като счетоводител: регистрирайте се безплатно със същия имейл. Магазинът ще се появи в таблото ви с бележка „(счетоводител)“. Можете да четете поръчки и възстановени суми, да сваляте XML и да отбелязвате подаването. Не можете да променяте данни.

8. Чести проблеми

Нещо не е ясно? Пишете ни.